Curso Excel Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica es una forma de presentar datos de manera visual, lógica y a través de
funciones. Para insertar una tabla dinámica, nos situamos dentro de la tabla y seleccionamos tabla
dinámica de la FICHA INSERTAR del GRUPO TABLAS.

A diferencia de una tabla, la tabla dinámica agrupa y ordena datos. También opera seleccionando la función dentro del campo valores.
Normalmente para campos con muchos datos es usual situar el campo en etiquetas de filas. Una
vez que hemos elegido la selección de datos y la ubicación de la tabla dinámica (misma hoja u otra
hoja), le damos forma.

En la parte derecha aparece la lista de campo donde vemos los filtros, las
columnas, las filas y los valores. Si arrastramos un campo del tipo código o código postal en
filtros, al seleccionar uno o dos datos, solo visualizaremos esos campos en la tabla. Este campo es
prescindible ya que aparece fuera de la tabla.

Otra parte es la de las columnas para campos con pocos datos, ya que si no se vuelve muy amplia
la tabla, y no es muy visual. En la parte de filas, es donde trabajamos con campos de datos más
abundantes. Cualquier campo (filtro, columna, fila, valores) acepta más de un campo de la tabla.
Ya que en valores realizamos operaciones o funciones, podemos realizar varias funciones u
operaciones con el mismo campo como por ejemplo un Total o con diferentes campos.
HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA: solo aparecen cuando estamos dentro de la tabla
dinámica.

• Agrupar o desagrupar: permite unir campos en uno sólo y de esta forma compactar la
tabla. Por ejemplo, si tenemos dos trimestres, los podemos unir, y hablar de semestre.
Seleccionamos los dos trimestres dentro de las etiquetas de columna en la propia tabla y
seleccionamos AGRUPAR. Para desagrupar sería la acción contraria. Seleccionamos los dos
trimestres y, como estaban agrupados antes, seleccionamos DESAGRUPAR y vuelven a ser
campos únicos. Al agrupar, todas las funciones de los dos trimestres, se aplican al
semestre.

• Segmentación de datos: crea varias tablas relacionadas por campos de tal manera que al
seleccionar un dato, solo permite ver sus campos relacionados, reflejados en la tabla
dinámica. Por ejemplo, si estamos con continente y país en el campo de filas, al
seleccionar dentro de la segmentación de datos un continente, en la TABLA DE LA
SEGMENTACIÓN DE DATOS de país sólo nos permitirá seleccionar los países de ese
continente. Como un país sólo pertenece a un continente, al seleccionar un país, sólo me
permite seleccionar un continente. Todo esto lo visualizamos en la tabla dinámica. Para
eliminar la segmentación de datos, simplemente nos situamos encima de la tabla de la
segmentación y suprimimos una a una cada tabla.

• Actualizar: hay que tener presente que la tabla dinámica no es modificable, por lo que
cualquier cambio que queramos realizar en la tabla dinámica, previamente tenemos que
realizarlo en la tabla de origen y pulsar en actualizar.

• Cambiar origen de datos: en cualquier momento, podemos ampliar o disminuir o cambiar
los datos que hemos seleccionado para crear la tabla dinámica.

• Acciones: como borrar, seleccionar o mover la tabla dinámica, permite realizar una acción
específica sobre la tabla dinámica entera.

• Campos, elementos y conjuntos: importante el campo calculado. Ya que hay veces que no
disponemos de un dato particular en la tabla, podemos crear un nuevo campo que
aparece en la lista de campos. Este cálculo lo realizamos con un signo “=”, y la fórmula o
función que vayamos a utilizar. Es necesario tener en cuenta que los campos no se
escriben, se seleccionan de la lista de debajo de la fórmula para que afecte a todo el
campo.

• Gráfico dinámico: a diferencia de un gráfico normal, este tipo de gráfico permite visualizar
sólo los datos que seleccionemos a través de filtros. Se inserta desde la FICHA ANALIZAR
del GRUPO HERRAMIENTAS.

• Tablas dinámicas recomendadas: tipos de tablas por defecto que Excel propone según los
datos.

• Mostrar:

o Lista de campo: para activar o desactivar la parte de la derecha donde figuran los
campos y las etiquetas de filtros, filas, columnas y valores.
En la lista de campo, si pulsamos en un campo de la parte de valores, podemos
elegir ponerlo en porcentajes con Resumir valores por, que lo que hace es que
pone la columna o la fila en porcentaje en función del 100 % del total. También se
puede hacer en total general, que lo que hace es poner el total general al 100 % y
lo demás en porcentajes.

o Botones +/-: visualizamos o no los desplegables que informan sobre datos
adyacentes.

o Encabezados de campos: para ver o no las cabeceras de los campos de etiquetas
de filas y columnas.

En la FICHA DISEÑO DE LAS HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA, tenemos varios botones
interesantes:

• Subtotales: realiza un cálculo de datos por grupo de datos y se pueden ubicar en la parte
superior o inferior.

• Totales generales: cálculo para los totales de filas o columnas.

• Diseño de informe:

o Compacta: muestra todo contraído, sin desplegables.

o Esquema: muestra abierto el informe, con niveles.

o Tabular: ordenado en misma fila o columna.

• Filas en blanco: insertar o quitar filas debajo de cada elemento.

En el GRUPO OPCIONES DE ESTILO DE TABLA DINÁMICA, podemos activar o desactivar:

• Encabezados de fila: si queremos ver el título de la fila.

• Encabezados de columna: si queremos ver el título de la columna,

• Filas con bandas: alterna colores de fila a fila para una mejor visualización.

• Columnas con bandas: alterna colores de columna a columna para una mejor
visualización.